Có một kế hoạch làm việc ngắn hạn hoặc dài hạn đều giúp bạn tập trung vào những gì được xây dựng, thử tưởng tượng nếu bạn viết blog hoặc triển khai bán hàng nhưng không có kế hoạch và nó sẽ thật lan man, bạn chỉ hứng thú ở giai đoạn đầu tiên và cuộc sống xô bồ sẽ làm bạn quên mất bản kế hoạch mà tập trung vào những việc trước mắt.
Có khá nhiều công việc kinh doanh thật sự khởi sắc ở giai đoạn đầu, khoảng vài tháng, có khi 1 năm và khi hết động lực, chúng ta lại tự hỏi “nên làm gì tiếp theo”. Vì thế, hãy ngồi lại và viết ra câu chuyện của bạn bằng một kế hoạch, kế hoạch nó không phải cái gì cao siêu, có thể là những gạch đầu dòng, những “key point”.
Có một kế hoạch sẽ đảm bảo bạn thành công một phần, kế hoạch có thể thay đổi theo thực tế, kế hoạch cũng có “kế hoạch this”, “kế hoạch that” nhưng tựu chung, bạn sẽ cần nắm chắc những ý dưới đây.
Mục đích khi làm việc này của bạn là gì
Với blog này, mục đích chính là chia sẻ những kiến thức về marketing mà mình đã trải nghiệm trong nhiều năm làm việc từ khi thực tập tại một công ty gia đình nhỏ cho đến quản lý bộ phận digital marketing ở một công ty đa quốc gia và marketing những dự án bên ngoài mà mình vẫn đang tham gia đến nay.
Khi bạn bán một sản phẩm trang trí nhà cửa, mục đích chính là “cung cấp các sản phẩm trang trí nội thất và dịch vụ thi công”. Khi làm mảng nghe nhìn thì có thể lựa chọn thông điệp “giải trí tại nhà”, “cung cấp sản phẩm nghe nhìn chuyên nghiệp” tùy theo mục đích của bạn.
Bạn đang phân vân không biết mục đích của bạn, vậy thì hãy tập trung vào công việc hiện tại và làm những việc có ích cho xã hội, đến khi bạn hiểu được ý nghĩa của cuộc sống là tạo ra càng nhiều giá trị và giúp đỡ người khác, thì lúc đó, bạn đã được mục đích của bản thân rồi.
Số lượng mục đích không cần nhiều, vì nếu quá nhiều, bạn sẽ không có đủ thời gian, tiềm lực để thực hiện hết, chỉ cần sắp xếp mục đích theo thời gian ngắn hạn và dài hạn và mục đích cả đời.
Từ mục đích, chúng ta sẽ có mục tiêu định lượng cụ thể. Ví dụ bạn sẽ cần phải viết bao nhiều bài trên blog để duy trì lượng tương tác với người đọc, công ty cần bán bao nhiêu sản phẩm trong 1 tháng, hoặc chí ít là có được các chỉ số marketing như lượng view video, số cuộc gọi, lượng khách ghé thăm mỗi cửa hàng.
Liệt kê những công việc để thực hiện mục tiêu
Mục đích mà không thực hiện được thì đó là mục đích vô nghĩa, vì thế, chúng ta cần triển khai nó thành những công việc cụ thể, sử dụng công cụ “bản đồ tư duy” để thực hiện.
Liệt kê sẽ giúp bạn hệ thống hóa những thứ cần để hoàn thành mục đích và mục tiêu đã đề ra. Trong marketing, sau khi có mục đích được giao từ cấp trên, chúng ta sẽ cần liệt kê những điều cần thiết sau:
- Bảng phân tích SWOT, thống kê về thị trường, những đánh giá hiện có của khách hàng về sản phẩm của đối thủ.
- Những công cụ marketing hiện có [trả phí: Google Ads, Facebook Ads, các đầu báo điện tử đang có,…; miễn phí: YouTube, fanpage, Website, Group hiện có].
- Những nội dung bài viết, video, hình ảnh cần được xuất bản
- Nhân sự thực hiện.
Việc liệt kê này giúp bạn tận dụng tốt những nguồn lực hiện có, và tìm kiếm những giải pháp để khắc phục và bổ sung nguồn lực, tuy nhiên, nó vẫn cần được quản lý hiệu quả trong bước tiếp theo.
Khi liệt kê, bạn nên sử dụng Office Excel để dễ dàng thống kê, thay vì dùng Word hoặc Power Point.
Action Plan hoặc Timeline thực hiện
Action Plan là việc phân bổ các nguồn lực trên vào trong một lịch làm việc cụ thể, nếu không có lịch làm việc, phần liệt kê trên cũng vô nghĩa.
Trong Excel, một timeline cơ bản được làm từ một bảng với hàng đầu tiên thể hiện các ngày trong tháng, cột đầu tiên là các hạng mục công việc, cột thứ 2 là chi tiết công việc, cột thứ 3 là nhân sự thực hiện.
Có thể có nhiều bảng để chi tiết hóa các công việc có sự thay đổi liên tục như bảng các nội dung post Facebook hàng ngày, các hình ảnh hoặc video sẽ cần được xuất bản, các bài PR cần được viết và xuất bản đúng lúc.
Đối với Master KPI hoặc Timeline theo dõi công việc dùng để báo cáo hàng tháng với cấp trên, chúng ta cần biến hóa một chút Timeline như sau bao gồm 3 nhóm cột, mỗi nhóm cột sẽ gồm các nhóm hàng thể hiện một công việc cụ thể.
- Nhóm cột 1: Những công việc đã liệt kê trong tháng trước
- Nhóm cột 2: Những công việc đã hoàn thành
- Nhóm cột 3: Những công việc của tháng sau.
Bảng ngân sách và đánh giá mức độ khả thi
Bảng ngân sách cần để bạn thực hiện công việc marketing có trả phí như chạy quảng cáo Facebook, Google, đăng bài PR, thuê tối ưu SEO, chi phí sự kiện,… Bảng này nên được thể hiện trong Excel và thêm phần tỉ lệ các chi phí theo biểu đồ tròn hoặc cột.
Đánh giá mức độ khả thi là một việc cần thiết, và dùng để so sánh với mục tiêu đã đề ra. Tại nhiều công ty nhỏ, việc đánh giá này được thể hiện rõ nhất ở số tiền mà bạn chi cho quảng cáo và doanh số bạn thu về, thông thường chi phí dành cho marketing sẽ chiếm khoảng 2 – 5% doanh số. Đối với chủ doanh nghiệp, họ sẽ thêm các chi phí như lương nhân viên, thưởng, bảo hiểm, phụ cấp, thuê văn phòng, lãi vay ngân hàng, chi phí vận hành như cước vận chuyển, điện thoại, điện, nước và so sánh với doanh số, nếu vẫn thu được lợi nhuận thì chứng tỏ tháng đó vận hành tốt.
Tạo một proposal (bản đề xuất) để gửi duyệt
Việc có một Plan Proposal khiến bạn trở nên chuyên nghiệp, thay vì cắm cúi thực hiện những công việc tủn mủn hàng ngày. Hãy tạo proposal mỗi tháng hoặc theo từng mục tiêu đề ra, sử dụng phần mềm Power Point và kết hợp các bảng biểu trong Excel để làm Proposal thêm thuyết phục.
Với công ty lớn, họ có bộ nhận diện thương hiệu, trong đó quy định những mẫu proposal này cần đảm bảo các yếu tố nhận diện, bạn có thể sử dụng các mẫu proposal có sẵn của công ty để trình bày một cách chuyên nghiệp.
Lời kết
Vậy là bạn đã biết quy trình cho một kế hoạch rồi đó.
Mục đích > Mục tiêu > Liệt kê nguồn lực > Action Plan/Timeline > Ngân sách/Đánh giá khả thi > Bản đề xuất